【採択後が本番!】補助金初心者に、入金までの対応が難しい理由3選 | 北浜グローバル経営株式会社

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【採択後が本番!】補助金初心者に、入金までの対応が難しい理由3選

第11回 事業再構築補助金の採択結果発表は以下に延期されています
変更前:令和5年12月下旬~令和6年1月上旬
変更後:令和6年1月下旬~2月上旬
事業再構築補助金に係る第11回採択発表の延期について

みなさま、補助金が「後払い」であることをご存じでしょうか?
補助金は、採択後にすぐ入金されるものではありません。
ここでいう「採択」は、あくまでも「補助金交付候補者に決定した」だけです。
採択後、補助対象の設備などにかかる経費などを細かく算出し、見積書を提出(交付申請)します。
見積書が承認され(交付決定)、事業計画書に沿って事業を実施、進捗報告などを挟み、最終的に実績報告を提出、報告書を元に交付金額が決定し、入金となります。

つまり、採択後の手続きこそが重要です。
当社が採択後の支援をしていても、交付申請や実績報告が一度で完了した事業者様はほどんどいらっしゃいません。
記載内容の事実確認や書類の不備などで差し戻されることが多いのが現状です。

採択後の手続きに不備があると、補助金の受け取りが遅れたり、最悪の場合は採択が取り消されたりする可能性もあります。
「採択後は自社で対応する」と一度支援が完了したお客様から、改めて採択後支援をご相談いただくことも多く、ぜひ当社にお任せいただきたいと考えています。

対応が難しい理由①「書類を用意する時間が足りない」

採択後の手続きで事務局等への報告期限が決まっているのは「交付申請」と「実績報告」です。
事業再構築補助金を例にすると、交付申請は採択発表日から約10カ月以内、実績報告は14カ月以内に対応する必要があります。
また、交付決定がおりない場合は補助事業をスタートできないため、交付申請は採択発表から1カ月以内を推奨しています。

※10回公募採択企業の場合、採択発表日が2023年9月22日、交付申請締切は2024年10月6日、実績報告期限が2024年11月21日でした

加えて、それぞれ必要な書類は以下の通りです。

【交付申請】
・経費明細表
・見積依頼書及び見積書
・建物費、機械装置・システム構築費の追加書類
・取得財産に係る誓約書
・直近の決算書(申請時に提出していない場合)
・履歴事項全部証明書(法人の場合)
※その他申請内容に応じて追加書類あり

【実績報告】
①補助対象経費の区分にかかわらず必要な証拠書類
・出納帳のコピー
・通帳のコピー

②補助対象経費の区分ごとに必要な証拠書類 ※例:建物費の場合
・見積依頼書(仕様書)
・見積書
・相見積書(1者のみの場合は業者選定理由書)
・契約書
・重要事項説明書(新築の場合)
・納品書または引渡書または完了報告書
・検収書
・完了後の写真
・工事完了後の図面
・工事完了後の工事費内訳書または明細書
・請求書
・代金支払済みを示す証票
・領収書(存在する場合)
・預り金元帳(ただし、個人事業主と取引し源泉徴収を行った場合)
・源泉所得税の納付書のコピー(ただし、個人事業主と取引し源泉徴収を行った場合)
加えて、抵当権設定契約書、設計図書、建築確認申請書、検査済証、工事写真、作業工程表、社内決裁資料、入出金伝票等・総勘定元帳、通帳の写し・固定資産台帳(建物取得費が固定資産計上されていることがわかるもの)・登記事項証明書等を求める場合があります

参考:第10回公募補助金交付候補者向け【補助事業の手引き】

特に交付申請は、すべての書類を採択発表から1カ月以内に用意、提出を推奨しています。
見積書など事業計画書策定の時点で準備しているものも、取り直しが発生することがあるため時間を要します。
通常業務に加えての準備となると時間の捻出が厳しい上、抜け漏れが発生しやすくなるので注意が必要です。

【支援を依頼するメリット】
・スケジュールをしっかり管理できる
・書類の過不足のダブルチェック
・内容の不備有無チェック

対応が難しい理由②「電子申請に不慣れな方が多い」

事業者様の中には、パソコンやタブレットなどの操作が不慣れな方も多いのではないでしょうか。
交付申請、実績報告はともに、電子申請のみの受付です。

必要書類は紙ではなくデータで添付し、ともに提出が必要なチェックシートもExcel形式です。
電子化が進んだとはいえ、書類によっては紙で管理しているという事業者様もまだまだ多くいらっしゃいます。
紙の書類をデータ化する際に内容が途切れてしまうなど、不慣れな方にとってはデータ化の際に注意すべきポイントもわからず、提出後に不備と見なされることも。

【支援を依頼するメリット】
・画面を一緒に見ながら作業
・データ化した後の体裁チェック

※申請内容の確認作業であり代理申請は行っていません

対応が難しい理由③「修正や追加調査など、臨機応変な対応が求められる」

採択後に自社で対応されていた方から、支援の再開を依頼される理由でもっとも多いのは「修正や追加調査など、臨機応変な対応が求められる」というもの。
前述したとおり、一度で申請が通ることはほとんどありません。

提出書類に対する修正対応が発生する場合や、追加調査が必要になる場合もあります。
修正は単純なものから、複雑なものまでさまざまです。
前述のとおり、交付決定がおりない場合は補助事業に進めず、実績報告が承認されなければ補助金が入金されません。

追加調査が発生するケースの例
①導入する設備を新規事業のみで利用することの証明が求められるケース

事業再構築補助金で導入した設備等は、新規事業以外で利用することは認められません。採択後であっても、導入予定の設備等を既存事業で利用していないかの確認連絡がくる場合があります。
対応として、新規事業のみでの利用を証明する書類(工程表等)を事前に準備しておくと安心です。

②採択後に事業計画を変更したケース

原則、採択された事業計画書通りに設備の導入や補助事業を実施する必要があります。
計画を変更する場合は、事業計画への影響を記載した理由書の提出が必要です。時には申請した事業計画書にページを追加し、変更前後を比較する文言の記載が必要な場合も。
正当な理由によって変更が認められる場合もありますが、設備の不正利用等を防ぐ目的で非常に厳格な審査が行われており、公募回数を増すごとに難易度は上がっています。
そもそも採択後の変更が発生しないよう、申請段階から導入する設備の効果を検証し、綿密な計画を策定することが重要です。

まとめ

当たり前と言えば当たり前ですが、補助金は申請が目的ではなく、事業に役立てるための資金調達を目指すものです。
これまで多くのお客様の補助金申請を支援してまいりましたが、当社にとっても採択はゴールではありません。

当社の理念は「経営者の夢やビジョンを共有し、共に汗をかき、共に取り組む」ことであり、補助金を活用し、経営者様のビジョン実現のお手伝いをすることこそが当社の存在意義です。
補助金が入金されて初めて、本当の事業支援のスタートラインとも言えるかもしれません。

北浜グローバル経営では認定経営革新等支援機関として、各種補助金の申請から採択後の事業展開まで支援を行っています。
申請支援はもちろんのこと、採択後、補助金交付までのサポートも可能です。
補助金申請に関するご不安な点や、経営に関するお悩みを抱える経営者様は、お気軽にご相談ください。

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