人手不足を解決するため、採用活動に取り組もうとされている企業の中でも、中小企業では「専任の採用担当がいない」ということが珍しくありません。そこで今回は、これから初めて採用活動や面接に取り組む方へ向けて「採用担当者の心構え」となる内容をご紹介させていただきます。

中小企業における「採用活動の課題」を知る

まずは、さまざまな企業の採用支援をしてきた筆者の視点で「中小企業における採用活動の課題」をご紹介します。「採用前」と「採用後」で課題は大きく5つあると考えています。

採用前の課題

1.応募が少ない
大手企業であれば認知度の高さから、求人に対して多くの応募が期待できます。しかし多くの中小企業や小規模事業者では、まずは求職者に企業名と事業内容を知ってもらうところから始まります。

2.費用をかけられない
求人広告や人材紹介手数料など、採用活動にはさまざまな費用が必要となります。長期になるほど費用や時間がかさむため、成果が出ない場合、結果的に経営を圧迫する恐れもあります。

3.採用担当者がいない
社内に採用に関する担当者がいない場合、業務経験の豊富な従業員が面接を行うこともあります。しかし、採用活動には「企業の目標を理解した上で、適した人材を採用するためのノウハウ」が必要です。

採用後の課題

4.内定辞退が多い
内定辞退が多く発生する理由は二つ考えられます。
1.大手企業とのバッティングといった外部要因
2.内定後のコミュニケーション不足による求職者の心変わりといった内部要因
専任の採用担当者がいないと、内定者への対応が日常業務の合間での作業となり、レスポンスが遅れる可能性があります。返信の期日を過ぎる・何日も連絡を放置するなどの対応は、内定者の不安を誘います。

5.ミスマッチの発生(定着率の低下)
人材確保を急ぎ一度の面接で採用を決定した結果、入社後にミスマッチが発生し早期退職につながったケースも少なくありません。採用活動を長引かせないための面接対応だったとしても、結果的に人材が定着しなければ、人材不足のまま費用が膨れ上がる悪循環に陥ってしまいます。

採用担当者(面接官)の役割について

求職者が自社に合うタイプの人材かを見極める

採用活動において、採用までのスピード感は重要です。しかし、それ以上に「長く活躍してくれる人材を採用すること」が重要だと考えます。
面接後の採用可否に悩む場合は、予定より面接の機会を一度多く設定してでも、お互いの不安要素をなくすことが大切です。採用後のミスマッチによる退職を防ぐと同時に、お互いを理解しようという誠実な姿勢で求職者との面接を進めましょう。

求職者に自社の魅力づけを行う

魅力づけとは、応募者に「この企業へ入社したい」と思ってもらうための行動を起こすことです。
面接前であれば自社を知ってもらうPRが重要ですが、その際、実際のイメージとかけ離れたPRをしないように注意しましょう。面接後であれば、レスポンスを早め、連絡の期日を守るなど、信頼を損ねる行動がないよう注意が必要です。
他にも、面接中はどのような人材に対しても丁寧な対応を心がける必要があります。求職者同士のコミュニティで「あの企業は面接官の態度が悪い、受けないほうがいい」といった話が出回ると、直接的な応募減少につながります。また将来、別の場面でその求職者と接点を持つ可能性もゼロではないため、採用の可否にかかわらず「この企業で働いてみたかった」と思ってもらえるような対応が好ましいです。

採用活動(面接)が失敗に終わる時の例

選考スピードが遅い

基本的には面接後1週間以内に採用可否を連絡しましょう。採用連絡が遅れてしまう理由として「採用基準が曖昧だったため、複数の応募者で選定に迷う」ことが挙げられます。面接前から確認事項を決め、面接後はスピーディに対応できるよう準備を進めていきましょう。連絡が早いぶんだけ応募者に「求められている」という感覚をもってもらえます。

採用担当者(面接官)の印象が悪い

採用担当者(面接官)は応募者と最初に顔を合わせる存在のため、求職者にとっては「企業の顔」といえます。そのため面接官の印象が悪いと「入社したい」という意欲自体を低くしてしまいます。【面接官のNG行動の具体例】は、次の章でご紹介いたします。

求職者へのアピール方法が適切ではない

転職をするということは、以前の職場に何かしらの不満があったということです。
例えば「専門的な能力を高めたい」という求職者に対して「年間休日の多さや、休みのとりやすさ」をアピールしても有効な判断材料にはなりえません。そのため、求職者の求める条件をしっかり理解し、自社が適切な環境となりえるかを客観的に判断、アピールすることが必要です。

採用計画や基準が不明確

「人材不足の解消」という目的だけで、求める人物像が明確でないまま採用活動を行っても、ミスマッチによる早期退職などで、採用活動が失敗に終わる可能性があります。まず「いつまでに、どんな人物が必要か」という目標を明確にすることが重要です。そこから、採用基準を確立し、採用後のミスマッチを軽減しましょう。

内定後のフォローが適切に行われていない

入社してから半年以内は、どのような人材も前職とのギャップを埋めながら自社の仕事に慣れていく期間だと考えられます。その際「自分の役割がわからない」や「モチベーションに対して求められる成果が大きすぎる」といった状況は、その人にプレッシャーを与えてしまいます。まずは従業員に対して「どのような活躍を求められているか」を明確化し、活躍のために必要なフォローや研修を丁寧に行うことが大切です。

採用担当者の心構えとNG行動

採用担当者の業務の範囲は企業によって異なります。しかし、採用活動を行うにあたって採用担当者の心構えは変わりません。ここでは、面接時の心構えと、NG行動についてご紹介します。

心構え

●企業の顔という意識を持ち、求職者への丁寧な対応を心がける
採用担当者は求職者と最初にコミュニケーションをとる「企業の顔」です。企業のブランドを体現するという意識で「この企業に入りたい」と思ってもらえるような対応を心がけましょう。

●自社を深く理解した上で、求める人物像を明確にする
採用活動には優秀な人材を採用するための戦略が必要です。そのためにも、自社の事業計画を指標とした採用計画を作成し、求める人物像を明確にしましょう。採用計画と人物像を明確にし社内共有することで、採用可否の意思決定をスムーズに行うことができます。

●「お互いが評価され選ばれる立場」であることを理解する
面接官が求職者を評価しているように、面接官も求職者に評価され、企業を選ぶ基準となっています。そのため「どちらかが選ぶ側であり主導権を握っている」という考えで面接を進めてしまうと、互いを正確に理解することはできません。面接は企業と求職者が互いを理解するための場であると認識しましょう。

●採用は「ゴール」ではなく「スタート」である
苦労の末に面接を終え、採用が決定する瞬間、採用担当者は達成感を感じるはずです。しかし、採用はあくまで通過点に過ぎません。企業に新たな仲間が加わり、事業を加速させていくためには、新入社員がスキルを十分に発揮できるような社内環境の整備、研修など、入社後のフォローも大切です。

面接官のNG行動の具体例

質問内容のNG例
・業務に直接関係しない家族に関する内容
・住環境やローンについての質問
・思想信条など
・出生地
・性差別に繋がりうる質問

態度におけるNG例
・面接官からの自己紹介がない
・面接開始後に応募書類を読む(事前に目を通していない)
・面接官同士が求職者の前でひそひそ話をする
・選考基準に関係のない主観を入れた発言(○○出身なら、性格は△△そうだなど)
・企業側の一方的かつ機械的な質問が多く、回答に対して反応しない
・企業が人材を募集するに至った背景や、求める人物像(スキルなど)が不明確
・面接開始早々に、自社への入社意欲の有無や他社の選考状況を聞く

採用は面接の前から始まっている

ここまで採用担当者の心構えやNG行動についてご紹介しました。
採用活動を始めるためには、まず「計画の策定」と「担当者の教育」が重要です。そのために事業計画を見直し、企業に必要となる人材の要素を洗い出してみることから始めてみましょう。

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当社のコンサルティングは、採用に至る背景が大きく変わらなければ社内で応用が可能です。
・面接官のロールプレイング
・面接での質疑応答の事前チェック
・採用後の人材育成に関する研修支援など

最終目標は自走できる採用担当者を育てること。より効率的な採用活動のためにも、是非当社をご活用ください。