COLUMN
コラム
前回のコラムではIT導入補助金申請時のポイントを解説いたしました。
今回はこれまで私が携わってきた「IT導入補助金の活用事例」を、補助金額や当社の支援手数料まで併せてご紹介いたします。
IT導入補助金の申請を検討されている方のご参考になれば幸いです。
目次
電子カルテ対応POSシステム導入で500人の対応を効率化
海外で培った質の高い最先端医療とメディカルフィットネスを併設している整形外科クリニックでは、補助金を活用し、POSシステムを導入することで課題を解決しました。
■課題
クリニックが抱える課題は、来院数の増加による「業務処理能力の限界」でした。
1日500人以上が来院する中、受付・会計の業務担当は4名のみ。
院内は混雑し、感染症対策もできない上、待ち時間解消を求める声も多く寄せられていました。
■対策
IT導入補助金を活用し、電子カルテと連携可能なPOSシステム導入を検討。
診察後の会計処理を自動化しスタッフの業務負担を軽減することで、患者様の回転率を上げ、混雑の緩和を目指しました。
■成果
70万円の補助金が交付され、約250万円の電子カルテ対応POSシステムをおよそ180万円で導入。
受付と会計が自動化されたことで、院内の待ち時間減少はもちろん、現金授受のミスやレジ締めにかかる作業時間も軽減。スムーズな案内が可能になり、患者様とのトラブル解消・スタッフの残業時間も短縮できるようになりました。
グループウェア導入でサービスレベル＆来店率20%UP!
関西圏で5店舗を展開する美容室では、グループウェアの導入で店舗間のコミュニケーション不足解消とサービスレベルの向上を果たしました。
■課題
お客様からも指摘の声があがるほど、店舗ごとにサービス・施術のクオリティが異なることが課題でした。本部からも「技術の均一化」を目的とした情報共有の機会を設けるよう提案していましたが、店舗マネージャー同士のミーティングだけではなかなか成果が出なかったとのこと。情報共有はFAXやExcelで行われていたものの、うまく活用できていませんでした。
■対策
IT導入補助金によるグループウェア※を導入し、主に以下二つを実施することで課題の解決を目指しました。
・チャットを使った店舗間の情報共有(成功・失敗事例などの週次報告)
・各々のタイミングで確認できるよう、研修資料やビデオをグループウェア上にアップロード
※チーム内の情報共有をスムーズに行うためのソフトウェア。グループウェアごとにスケジュール管理・ファイル共有・チャット機能などさまざまな機能がある
■成果
50万円の補助金が交付され、約100万円のグループウェアをおよそ半額で導入することが可能に。
従業員同士で情報が共有されたことによりサービスレベルが向上し、来店率が昨年より20%もUPしました。
グループウェアは「無料版を利用したスタッフが多く、操作方法に理解があった」「直感的な操作が可能だった」などの使いやすさを重視して選定。
従業員に若年層が多く、グループウェアを利用するにあたって抵抗感が少なかったことも成功要因の一つです。
また、研修資料確認後のアンケートをもとに、個人ごとのフィードバックも実施。 若手スタッフ用のチャットグループを設け、気軽な情報交換を促したこともコミュニケーションの活発化とサービス向上につながりました。
勤怠精算管理のソフト導入で、月末申請を2時間半の短縮に成功
関西で交通やイベントの警備を行っている従業員が20名程の企業は、勤怠精算管理ソフトの導入で業務の効率化に成功しました。
■課題
従業員が現場に直行直帰となる勤務形態上、経費清算や勤怠情報を紙の申請書で回収、月末に本部スタッフが手入力で処理を行っていました。各従業員への確認作業も発生し、処理にあたるスタッフの業務時間を圧迫していたことが大きな課題でした。
■対策
ソフトの導入により、勤怠・経費申請のデータ管理を目指しました。
過去にもツール導入を検討したものの、高齢の従業員が多く「操作が複雑なものは浸透しづらい」という懸念から断念しており「比較的操作が簡単でわかりやすいソフト」であることが必須条件でした。
■成果
50万円の補助金が交付され、144万円の勤怠精算管理ソフトをおよそ100万円で導入。
経費精算や勤怠情報を全てデータで管理できるようになり、本部スタッフが対応していた月末の申請業務は、3時間から30分に短縮。
各従業員による申請作業が定着するか心配の声もありましたが、操作が簡単だったため従業員同士で自然と教えあい、ITリテラシーの向上にもつながりました。
まとめ
これまで私が携わってきた「IT導入補助金の活用事例」を三つご紹介しました。
一言にDXやIT導入と言っても、ただ便利なITツールを導入すれば終わりではありません。
導入前の環境設備の整備や導入後の運用管理などさまざまな対応が必要です。
IT導入支援課では、申請時のアドバイスや信頼できるITベンダーの紹介など「IT導入補助金申請に関する支援」を行っています。
シンプルな申請方法だからこそ、採択率UPにはコツが必要です。
補助金に限らず、環境設備の整備やITツール導入後の運用・管理に対するコンサルタントもお任せください。
貴社の課題を解決するため最適なITツールの活用方法をご提案し、経営状態の改善・事業の成長に貢献いたします。
